DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL PRELIMINAR

Para el inicio de cualquier proyecto de archivo es necesario identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la gestión documental de las Empresas, de esta manera se planean actividades, presupuestos, responsables y tiempos en la ejecución de este tipo de proyectos. Es por esto que ARCHIVOS PROCESOS E INFORMACIÓN API S.A.S. ofrece sin ningún costo la visita a los archivos de las empresas que requieren sus servicios para elaborar un diagnóstico preliminar que permite identificar las necesidades en materia de Gestión Documental.
ASESORÍA Y CONSULTORIA DOCUMENTAL

Brindamos asesorías y consultorías con respecto al cumplimiento de la normatividad en gestión documental establecida por el Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación, relacionada con la correcta administración y manejo de archivos físicos y electrónicos, identificando cual es la norma aplicable según el sector público o privado, evitando sanciones y multas por su incumplimiento y permitiendo que la Empresa se enfoque en el desarrollo de las actividades propias del negocio.
ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Elaboramos, actualizamos y aplicamos los siguientes instrumentos archivísticos de conformidad con la metodología determina por el Archivo General de la Nación:

  • Diagnóstico Integral de Archivos.
  • Plan Institucional de Archivos – PINAR.
  • Programa de Gestión Documental – PGD.
  • Cuadro de Clasificación documental – CCD.
  • Tablas de Retención Documental – TRD.
  • Tablas de Valoración Documental - TVD
  • Inventario Documental.
  • Tablas de Control de Acceso.
  • Requisitos para la gestión de Documentos Electrónicos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS
Y ELECTRÓNICOS

Organizamos archivos físicos y electrónicos de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) de cada Empresa incluyendo materiales como cajas, carpetas, ganchos, rótulos y demás insumos con especificaciones determinadas por el Archivo General de la Nación para la conservación de documentos de archivo.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Convertimos sus documentos físicos en imágenes como herramienta de reproducción y conservación de la información, para ponerlos a disposición de los usuarios de acuerdo con los niveles de seguridad y de conformidad con las necesidades de disponibilidad de información en línea. Disminuyendo los volúmenes de documentación almacenada y duplicada físicamente, optimizando los tiempos de respuesta.
SERVICIOS DE ALQUILER DE TECNOLOGÍA PARA EMPRESAS

Alquiler de Computadores Impresoras y Periféricos para los niveles de desempeño que necesita cada compañía. Los equipos están ensamblados con las mejores marcas, garantizando a las empresas la dedicación de mucho más tiempo enfocado en los procesos misionales o esenciales de su negocio y menos en reparaciones o mantenimientos.

Alquiler de Computadores de escritorio

Alquiler de Computadores Portátiles

Alquiler de Scanners

Alquiler de Impresoras Multifuncionales para diversas necesidades
ASESORIAS EN IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Prestamos asesorías en implementación en normas ISO 9001:15, NTC GP 1000:09, ISO 19011:2011 y MIPG.
Así mismo, auditamos en normas ISO 9001:15, NTC GP 1000:09, ISO 19011:2011 y MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG), con el fin de garantizar el complimiento de las normas para obtener las Certificaciones de entes evaluadores (Bureauveritas, Icontec, SGS, etc)
INSUMOS Y SUMINISTROS PARA ARCHIVO
  • Cajas para Archivo X100, X200, X300.
  • Carpetas: carpetas de dos tapas, 4 aletas, carpetas desacificadas para archivos históricos.
  • Gancho Legajador Plástico.
  • Rótulos – Etiquetas para carpetas y cajas de archivos.
  • Estantería Fija y Rodante.